广义上来讲，文件格式是数据长期保存的标准化架构，通常指数字化、数据化的文件格式。而正式文件则更为严谨，通常包含一些特定的格式要求。
首先，正式文件应该符合国家法律法规要求的文件档次、密级等级和文件标识等。其次，正式文件要求内容详实、逻辑严密，行文格式规范。由于正式文件的特殊性质，尤其需要格外重视格式问题。以下从多个角度分析正式文件中可能存在的格式问题。
1. 页面编号
在正式文件编写过程中，页面编号是必须的。如果页面编号混乱或不清晰，会给人翻阅和查阅带来很大的困扰，影响文件的有效性。同时，如不同页的编号格式不同，也会对文件整体形象产生影响。
2. 字体大小
正式文件中字体大小通常需要符合要求，否则会给人阅读造成困扰，甚至影响工作效率。特别是在文字较多的情况下，如果遇到字体大小不同、缺失、重复等格式问题，会造成重要内容被忽略的情况发生。
3. 行间距和字间距
正式文件中的行间距和字间距也要求严格，在这方面的瑕疵一旦出现，容易引起阅读困境。例如，行间距过大会影响版面美观程度和文字节奏，行间距过小会影响段落分隔，在一些正式场合，这种颠三倒四的格式将会危及读者对文件的正式性和严肃性的认证。
4. 图片格式
在正式文件中，图片的分辨率、大小、文件格式等都需要符合规范。如果图片质量不佳、分辨率过低，就会影响正式文件的整体效果。另外，如果图片格式错误，也会导致文件的无法正常打开或者出现乱码的情况。
综上所述，正式文件中的格式问题会严重影响文件的阅读效果和传达效果，因此需要特别重视。在文件编写与修订过程中，应严格要求格式规范，确保格式无误、合理有效。
